Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään tässä selosteessa kuvatuissa tarkoituksissa.

Rekisterinpitäjä

Patakymppi Oy (aputoiminimi/palvelu: Rentsa)

Y-tunnus

3255077-9

Käyntiosoite

c/o Tilitoimisto Ekomia Oy, Oppilaankatu 4, 53100 Lappeenranta

Sähköposti

info@rentsa.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Marko, Kippari, tavoitettavissa osoitteesta info@rentsa.fi

Tietosuojavastaava

Toimintamme ei edellytä GDPR:n 37 artiklan mukaista tietosuojavastaavan nimittämistä, koska emme harjoita laajamittaista säännöllistä seurantaa emmekä laajamittaista erityisten henkilötietoryhmien käsittelyä. Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.

Rentsan asiakas- ja varausrekisteri.

Rekisteri sisältää veneretkien varaamiseen, vuokrasopimuksen toteuttamiseen, retkien turvalliseen toteuttamiseen ja asiakaspalveluun liittyvät henkilötiedot.

Käsittelemme vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen varauksen toteuttamiseksi ja retken turvallisuuden varmistamiseksi. Tiedot saadaan pääosin sinulta itseltäsi varauslomakkeella; tekniset lokitiedot syntyvät automaattisesti palvelua käytettäessä.

Varaustiedot

• varausnumero ja varauksen tila
• valittu retki, lähtöpaikka, päivämäärä, lähtöaika ja kesto
• matkustajien lukumäärä sekä aikuiset ja lapset
• valittu varustelutaso
• oman suunnitelman reittikuvaus, jos annat sellaisen
• vuokrasopimuksen hyväksyntä ja hyväksymisen ajankohta

Yhteystiedot

• etunimi ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• mahdollinen markkinointilupa ja sen ajankohta

Maksuihin liittyvät tiedot

• varauksen hinta, mahdolliset lisät ja arvonlisävero
• maksun tila ja maksutapa sekä maksun ajankohta
• laskutus- ja kirjanpitoaineisto
• Emme käsittele maksukorttinumeroita emmekä pankkitunnuksia. Maksukorttien ja verkkomaksujen tiedot käsittelee maksupalveluntarjoaja SumUp omassa järjestelmässään.

Asiakaspalvelutiedot

• sähköpostitse tai puhelimitse käyty varaukseen liittyvä viestintä
• muistiinpanot varauksen muutoksista, peruutuksista ja säävarauksista
• palautteet ja reklamaatiot sekä niiden käsittely

Tekninen lokitieto

• tiivistetty (hajautettu) IP-osoite ja tiivistetty sähköpostiosoite väärinkäytösten estoa varten
• selaimen tunnistetieto (user agent) ja varauspyynnön ajankohta
• varauspolun riskiarvioinnin loki: arvion tulos ja siihen johtaneet syyt
• järjestelmän lähettämien sähköpostien lähetysloki ja mahdolliset virheilmoitukset
• sähköpostivahvistuksen kertakäyttöiset vahvistustunnisteet

Kokemuskartoituksen tiedot

Kokemuskartoituksessa kysytään vain turvallisuuden kannalta välttämättömiä tietoja, jotta voimme arvioida, voidaanko vene luovuttaa turvallisesti ja mitä varusteita retkellä tarvitaan:

• uimataito
• painoluokka pelastusliivien oikeaa mitoitusta varten
• arvio siitä, pystyvätkö matkustajat nousemaan matalaan veneeseen turvallisesti
• veneilykokemus, moottorin käsittelytaito ja navigointiosaaminen
• turvallisuusajatteluun liittyvät vastaukset, kuten sään arviointi ja toiminta poikkeustilanteessa
• vastauksista laskettu pistemäärä luokittain sekä varauksen yhteydessä tallennettu tilannekuva vastauksista

Alle 18-vuotiaiden matkustajien tiedot antaa varauksen tekevä täysi-ikäinen vastuuhenkilö, joka vastaa retkellä alaikäisistä matkustajista.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• varauksen vastaanotto, käsittely, vahvistaminen ja muuttaminen sekä peruutusten hoitaminen
• vuokrasopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano sekä sopimusehtojen todentaminen
• asiakkaan tunnistaminen varausta luovutettaessa ja yhteydenpito retkeen liittyvissä asioissa, kuten sään aiheuttamissa muutoksissa
• asiakaspalvelu, palautteiden ja reklamaatioiden käsittely
• veneilyn turvallisuuden arviointi kokemuskartoituksen perusteella
• oikeankokoisten pelastusliivien ja muiden turvavarusteiden valinta
• sen arviointi, voidaanko vene luovuttaa turvallisesti asiakkaalle ja onko valittu retki asiakkaan osaamiselle sopiva
• kaksoisvarausten estäminen ja varauspolun väärinkäytösten torjunta
• palvelun tekninen ylläpito, virheiden selvittäminen ja tietoturvasta huolehtiminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, erityisesti kirjanpito- ja verovelvoitteet sekä viranomaisille annettavat tiedot
• mahdollisten oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen ja puolustaminen esimerkiksi kalustovahinkotilanteissa
• markkinointiviestintä uusista retkistä vain, jos olet antanut siihen erillisen luvan

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Kokemuskartoituksen tulos rajaa esitettäviä retkivaihtoehtoja, mutta lopullisen arvion veneen luovuttamisesta tekee aina ihminen retkipäivänä.

Käsittelyn oikeusperusteet käyttötarkoituksittain ovat:

**Oikeutettu etu ja tasapainotesti.** Turvallisuusarvioinnissa, väärinkäytösten estossa ja teknisessä lokituksessa olemme arvioineet, että käsittely on välttämätöntä toiminnan turvalliselle järjestämiselle, käsiteltävät tiedot on rajattu vähimmäistarpeeseen, tunnistetiedot tallennetaan lokeissa tiivistettyinä ja säilytysajat ovat lyhyitä. Käsittely on ennakoitavaa varauspalvelun asiakkaalle eikä se syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia. Voit milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä kohdassa 9 kuvatulla tavalla.

Emme käytä suostumusta varauksen tai turvallisuusarvioinnin oikeusperusteena, koska nämä tiedot ovat välttämättömiä sopimuksen toteuttamiseksi eikä niiden antamatta jättäminen ole tosiasiallisesti vapaaehtoista. Ilman näitä tietoja varausta ei voida tehdä eikä venettä luovuttaa.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki edellyttää. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Käytämme lisäksi ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja henkilötietojen käsittelijöinä lukuumme kirjallisen käsittelysopimuksen (GDPR 28 art.) nojalla:

• varausjärjestelmän ja verkkopalvelun alusta- ja tietokantapalvelu sekä hosting (sovellusalusta ja hallinnoitu tietokanta, jossa varaus- ja asiakastiedot säilytetään)
• sähköpostien lähetyspalvelu, jolla lähetämme varausvahvistukset ja asiakasviestit
• maksupalveluntarjoaja SumUp, joka käsittelee maksutapahtumat itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja noudattaa SumUp Business EU:n tietosuoja-asetusta.
• tilitoimisto ja kirjanpitäjä: Tilitoimisto Ekomia Oy
• analytiikkapalvelu, jos annat siihen suostumuksen: Google Analytics
• viranomaiset ja tuomioistuimet silloin, kun laki sitä edellyttää tai oikeudellisen vaatimuksen hoitaminen sitä vaatii, esimerkiksi meripelastus- tai poliisiviranomainen onnettomuustilanteessa

**Emme myy, vuokraa emmekä luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin emmekä käytä tietoja ulkopuolisten mainostajien kohdentamiseen.**

Pyrimme siihen, että henkilötietoja käsitellään ja säilytetään EU:n tai ETA:n alueella. Palvelun tietokanta ja tiedostotallennus on määritetty EU-alueelle.

Osa käyttämistämme pilvi-, sähköposti- ja analytiikkapalveluista voi kuitenkin käsitellä tietoja tai tarjota teknistä tukea EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Näissä tapauksissa siirto perustuu johonkin seuraavista suojatoimista:

• Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (GDPR 45 art.), esimerkiksi EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen sertifioitunut palveluntarjoaja
• Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet (GDPR 46 art. 2 kohta c; täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914) sekä niitä täydentävä siirtovaikutusten arviointi ja tekniset lisäsuojatoimet, kuten salaus

Palveluntarjoajiemme tietojen sijainti ja mahdolliset siirtomekanismit on määritetty kullekin palveluntarjoajalle erikseen. Käytämme tarvittaessa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevia päätöksiä (GDPR 45 art.) sekä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (GDPR 46 art. 2 kohta c; täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914) täydennettyinä siirtovaikutusten arvioinnilla ja teknisillä lisäsuojatoimilla, kuten salauksella.

Saat pyynnöstä lisätietoa käytetyistä suojatoimista ja jäljennöksen vakiolausekkeista osoitteesta info@rentsa.fi.

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:

• **Tarkastusoikeus (15 art.)** — oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.
• **Oikaisu (16 art.)** — oikeus saada virheelliset tai puutteelliset tiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.
• **Poistaminen (17 art.)** — oikeus saada tiedot poistetuksi, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Oikeus ei koske tietoja, joita meidän on säilytettävä lain nojalla, kuten kirjanpitoaineistoa.
• **Käsittelyn rajoittaminen (18 art.)** — oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
• **Vastustaminen (21 art.)** — oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella sekä milloin tahansa suoramarkkinointia.
• **Siirrettävyys (20 art.)** — oikeus saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti.
• **Suostumuksen peruuttaminen (7 art. 3 kohta)** — oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• **Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 art.)** — voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti.

Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja.fi.

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein (GDPR 32 art.):

Tekniset toimet

• kaikki liikenne verkkopalvelun ja käyttäjän välillä on salattu TLS-yhteydellä
• tiedot säilytetään hallinnoidussa tietokannassa, jossa on rivitason käyttöoikeussäännöt: kukin käyttäjä pääsee vain niihin tietoihin, joihin hänellä on oikeus
• ylläpitonäkymä on suojattu henkilökohtaisella tunnistautumisella ja roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla
• lokien tunnistetiedot, kuten IP-osoite ja sähköpostiosoite, tallennetaan tiivistettyinä
• tietokannasta otetaan säännölliset varmuuskopiot, ja palautuskyky testataan
• järjestelmän käyttöä ja poikkeamia seurataan lokituksella ja väärinkäytösten estotoiminnoilla

Organisatoriset toimet

• käyttöoikeudet myönnetään vähimmän oikeuden periaatteella ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa
• käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan välittömästi tehtävien päättyessä
• henkilöstöä ja alihankkijoita sitoo vaitiolovelvollisuus
• palveluntarjoajien kanssa on tehty GDPR 28 artiklan mukaiset käsittelysopimukset
• paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa

Jos tietoturvaloukkaus tapahtuu, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta ja rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi.

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan päätelaitteellesi. Käytämme evästeitä palvelun toiminnan varmistamiseen ja kävijämäärien seurantaan.

Välttämättömät evästeet ja selaimen tallennustila

• kirjautuneen ylläpitokäyttäjän istunnon ylläpito
• käyttöliittymän tilan muistaminen, kuten valikon asento
• kesken jääneen varauksen tietojen säilyttäminen selaimen istuntomuistissa, jotta varaus ei katoa sivua vaihdettaessa

Näiden käyttö perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 917/2014 200 §:ään: ne ovat välttämättömiä pyytämäsi palvelun toteuttamiseksi, eikä niihin tarvita suostumusta.

Analytiikka

Käytämme kävijäanalytiikkaa palvelun kehittämiseen ja sen seuraamiseen, miten sivustoa käytetään. Analytiikka asetetaan käyttöön vasta, kun olet antanut siihen suostumuksen, ja voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa evästeasetuksista tai tyhjentämällä selaimesi evästeet.

• Käytettävä analytiikkapalvelu: Google Analytics (Google Ireland Limited)
• Kerättävät tiedot: sivunäkymät, viittaava sivu, karkea sijainti, laite- ja selaintiedot sekä anonyymi kävijätunniste
• Evästeiden ja analytiikkatietojen säilytysaika: 24 kuukautta
• Oikeusperuste: suostumus (GDPR 6 art. 1 kohta a)

Voit myös estää evästeet kokonaan selaimesi asetuksista. Tällöin osa palvelun toiminnoista, kuten varauksen keskeneräisten tietojen säilyminen, ei välttämättä toimi.

Kehitämme palveluamme jatkuvasti, joten voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta. Päivitetty seloste julkaistaan tällä sivulla, ja sivun alusta näet voimassa olevan version ja päivityspäivän. Jos muutos on olennainen, esimerkiksi uusi käyttötarkoitus tai uusi oikeusperuste, ilmoitamme siitä sinulle henkilökohtaisesti sähköpostitse ennen muutoksen voimaantuloa. Suosittelemme tarkistamaan selosteen sisällön ajoittain.

Kysymykset tästä selosteesta: info@rentsa.fi